1. Descriere:
Evenimentul Hackathon4Health reprezintă o competiție de tip Hackathon, adresată tuturor persoanelor peste 18 ani, organizat de Johnson&Johnson, alături de Universitatea de Medicină și Farmacie Carol Davila și Societatea Studenților în Medicină din București.
Evenimentul va avea loc în format fizic.
2.Terminologie
Hackathon – reprezintă o competiție între mai multe echipe prin care se propune o soluție ce utilizează tehnologia IT pentru diverse probleme / provocări identificate în comunitate.
Echipa Hackathon – este o echipă formată din 2-7 persoane, înscrise într-o competiție de tip hackathon și care lucrează împreuna la proiectul (soluția) lor. De obicei, persoanele din aceeași echipă au cunoștințe complementare care se împletesc în vederea soluționării problemei.
Matchmaking – constă în procesul prin care se facilitează contactul între persoanele înscrise individual în concurs, la finalul perioadei de înscriere și selecție, pentru a se alcătui o echipă și a putea participa la competiție. Se va asigura formarea unei echipe multidisciplinare, astfel încât participanții să contribuie la dezvoltarea proiectului prin cunoștințe complementare.
Mentor – este o persoană cu experiență și cunoștințe relevante pentru tematica din cadrul competiției și care oferă îndrumare echipelor din concurs, atât pe parcursul competiției, dar și ulterior, în perioada de mentorat.
Mentorat – constă într-o perioadă ulterioară competiției, în care echipele câștigătoare vor lucra la implementarea soluției lor fiind sub îndrumarea mentorilor.
Juriu – reprezintă forul decizional care asistă la prezentările echipelor înscrise în competiție și pe baza unor criterii de evaluare, va stabili clasamentul echipelor în vederea desemnării câștigătorilor.
Provocarea (challenge) – este o temă de concurs prestabilită de organizatorii hackathonului, pentru care echipele vor identifica soluții la care vor lucra pe parcursul competiției. Organizatorii pot stabili o singură temă sau mai multe teme, echipele fiind libere să alege provocarea pentru care vor să lucreze.
Soluție – este reprezentată de proiectul echipei din cadrul competiției, prin care se va rezolva/se va ameliora problema identificată. Soluția se va baza pe o tehnologie de programare și/sau de altă natură, iar această trebuie să fie caracterizată de inovație, sustenabilitate economică și aplicabilitate.
3. Detalii privind participarea
● Participanții trebuie să aibă peste 18 ani;
● Hackathon4Health este deschis participării specialiștilor externi, cum ar fi ingineri sau dezvoltatori de software, designeri, ingineri cloud, dezvoltatori de aplicații mobile, dezvoltatori web, specialiști în sănătate sau specialiști IT în sănătate, medici, studenți la medicină, studenți la informatică, oameni de afaceri cu înclinații IT etc., care nu sunt angajați Johnson & Johnson.
● Recomandăm ca echipele să fie formate din specialiști din varii domenii de activitate;
● Participanții pot intra în competiție indiferent de locul de proveniență, fiind posibilă și participarea persoanelor care locuiesc în afara României, dar sunt vorbitori de limba română;
● Participarea la eveniment este gratuită;
● Participanții se pot înscrie în echipe de câte 2-7 persoane;
● Liderul echipei va înregistra detaliile despre proiectul înscris și va enumera membrii echipei în formularul de înscriere (numele și adresa lor de email). Ulterior, ceilalți membri ai echipei se vor înregistra individual, specificând numele echipei/proiectului înscris în competiție, pentru a fi confirmați ca parte din echipa respectivă.
● Participanții care nu au o echipa de proiect se pot înscrie individual, formându-se ulterior echipe prin matchmaking;
● În urma înscrierilor, organizatorii analizează profilul participanților și realizează o selecție, ale cărei rezultate vor fi furnizate pe mail-ul participanților;
● Vor fi selectate maxim 25 de echipe participante;
● Selecția echipelor se va realiza pe baza următoarelor criterii:
○ Calificări profesionale și aptitudini tehnice
○ Fezabilitatea și coerența proiectului
○ Corelarea ideei de proiect cu temele prestabilitate
○ Interesul pentru domeniul e-health și/sau al sănătății.
● Echipele care au deja un start-up în fazele de dezvoltare ale MVP-ului lor (minimum viable product) pot participa, dacă acesta nu este definitivat.
● Acordarea finanțării pentru echipele câștigătoare va fi către o entitate juridică, nu către o persoană fizică.
● Fiecare participant va semna un acord GDPR;
4. Teme Hackathon
Ediția a 7-a a competiției va aborda următoarele teme:
● Prevenţia şi tratamentul pacienţilor în specializările oncologie, hematologie, imunologie (de ex. boli gastro intestinale, psoriazis), oftalmologie (de ex. boli retiniene) si neurologie (de ex. miastenia gravis)
● Sănătatea mintală şi îmbunătăţirea calităţii vieţii
● Dispozitive medicale ale viitorului
Participanții sunt invitați să propună soluții digitale care să vină în sprijinul pacienților și dezvoltării sistemului de sănătate din ariile enunțate mai sus, de exemplu:
● soluții digitale de colectare, administrare și analiză a datelor clinice;
● soluții digitale care să susțină dezvoltarea serviciilor de îngrijire la domiciliu și suport pentru pacienții care sunt îngrijiți prin această metodă;
● soluții hardware/software care să scurteze timpul personalului medical pentru colectarea de parametri medicali pentru pacienții care vor primi servicii medicale la distanță;
● soluții digitale menite să ajute medicul în decizia asupra tratamentului pentru pacient, dar și în monitorizarea stării de sănătate, prin folosirea de date și analize ce utilizează inteligența artificială.
5. Calendar:
Evenimentul va avea loc în perioada 8-10 Noiembrie 2024.
Mai multe detalii despre calendarul evenimentului vor fi furnizate pe măsură ce vor fi definitivate detaliile tehnice.
6. Jurizare
La finalul competiției, un juriu format din 5 membri cu expertiză în domeniile vizate de Hackathon va stabili clasamentul și va decide echipele câștigătoare. Componența juriului va fi anunțată înaintea concursului, iar direcțiile de evaluare vor fi expuse în ziua Hackathon-ului.
7. Finanțare pre-seed
La finalul celor două zile de lucru, echipele își vor prezenta proiectele și, în urma procesului de jurizare, vor fi alese 3 proiecte câștigătoare care vor primi din partea companiei Johnson & Johnson o finanţare pre-seed în valoare de 10.000 USD și mentorat pentru o perioadă de 6 luni de zile din partea companiei și a Universității de Medicină și Farmacie ”Carol Davila” din București (UMFCD) prin Centrul de Inovație și eHealth. Fiecare dintre cele 3 echipe câștigătoare a sumei în valoare de 10.000 USD, va putea efectua deconturi pe baza achizițiilor realizate pentru proiect, având ca documente financiare doveditoare facturile fiscale. La finalul fiecărei luni, echipele vor întocmi rapoarte financiare și tehnice, pe care le vor trimite organizatorilor în vederea follow-up-ului. Toate echipele câștigătoare vor primi un instructaj în acest sens.
Criteriile tehnice pentru acordarea finanțărilor includ:
● Proiectul este clar, fezabil și coerent: soluția proiectului adresează o problemă importantă, clară și larg acceptată de comunitatea științifică, are un obiectiv clar și măsurabil și este clar explicată în termeni de ce, cum unde, când și unde se aplică
● Ideea de proiect este corelată cu una din temele medicale prestabilite
● Soluția propusă țintește un grup de beneficiari bine definit cu un profil clar
● Soluția propusă este una inovativă și bazată pe tehnologie digitală
● Tehnologiile folosite sunt clar explicate în termeni de funcționalitate și integrare
● Soluția propusă are un impact măsurabil și estimat
● Echipa este compusă din membri care au calificări profesionale și aptitudini tehnice care permit dezvoltarea și implementarea proiectului atât din punct de vedere medical, cât și tehnic și / sau are un plan de consolidare a echipei
● Soluția include un plan financiar general de utilizare a finanțării care listează categoriile mari de cheltuieli și un timeline – nu este nevoie în această fază de un plan financiar detaliat
● Soluția propusă are un plan de monetizare care demonstrează sustenabilitatea proiectului și scalabilitatea soluției
8. Modalitate de acordare a finanțărilor
Criterii administrative:
● Pentru a beneficia de finanțare, fiecare echipă câștigătoare va trebui să se constituie într-o entitate juridică, finanțarea nu se acordă către o persoană fizică.
● Planul de monetizare a proiectului include cheltuieli eligibile:
○ cheltuieli administrative pentru constituirea entității juridice dacă aceasta nu există încă
○ achiziții de servicii software, pachete grafice sau licențe digitale necesare dezvoltării aplicațiilor, website-urilor de prezentare a produsului/serviciului
○ achiziții de dispozitive necesare dezvoltării ideii/produsului
○ alte tipuri de achiziții relevante pentru dezvoltarea și implementarea proiectelor selectate
○ cheltuieli de distribuţie, marketing, sau cheltuieli de publicitate pentru promovarea produselor şi activităţile comerciale
● Cheltuieli neeligibile:
○ Cheltuieli pentru resurse umane/salarii
○ Cheltuielile cu deplasările (cazare, transport, diurnă)
○ Cheltuieli pentru consultanță în cazul în care acestea pot fi asigurate gratuit prin programul de mentorat
○ Cheltuieli excepţionale; cheltuieli financiare; profit, dividende; reţineri pentru posibile viitoare pierderi sau pagube; cheltuieli inoportune şi exagerate, recuperarea pierderilor; cheltuieli de protocol nejustificate
● Câștigătorii finanțărilor trebuie să prezinte organizatorilor un plan de utilizare a fondurilor câștigate, care să includă o estimare detaliată a cheltuielilor necesare dezvoltării și implementării proiectului sau pentru înființarea unei noi afaceri, dacă este cazul. Planul trebuie să fie clar și bine structurat, inclusiv o listă a cheltuielilor planificate și justificarea lor.
● Acordarea finanțării se va realiza prin decont al cheltuielilor efectuate de echipa câștigătoare pe baza unor documente justificative.
● Câștigătorii trebuie să înainteze facturile și documentele justificative pentru cheltuielile efectuate în conformitate cu planul prezentat. Facturile trebuie să fie emise pe numele echipei câștigătoare și să conțină informații complete despre furnizor, sumă, descrierea detaliată a serviciilor/produselor achiziționate și data emiterii.
● Documentele justificative pot include, dar nu se limitează la:
○ Facturi pentru achiziționarea de echipamente, software sau alte resurse necesare dezvoltării și implementării proiectului.
○ Facturi pentru servicii externe, cum ar fi consultanță, asistență juridică sau servicii de marketing, care sunt relevante pentru dezvoltarea proiectului sau a noii afaceri.
○ Chitanțe și documente de plată pentru cheltuieli cu deplasările sau cazarea, dacă sunt necesare în cadrul proiectului sau pentru dezvoltarea afacerii.
● Câștigătorii trebuie să respecte termenele stabilite de organizatori pentru prezentarea facturilor și documentelor justificative. Întârzierile în furnizarea acestor documente pot duce la neacordarea sau diminuarea sumei decontate.
● Organizatorii vor verifica și valida facturile și documentele justificative în conformitate cu planul de utilizare a fondurilor prezentat de către câștigători. Orice neconcordanțe sau cheltuieli nejustificate pot duce la respingerea decontării respectivei cheltuieli.
● După validarea documentelor, organizatorii vor emite plăți către furnizorii sau vor rambursa direct echipei câștigătoare, în funcție de acordul stabilit între părți și planul de utilizare a fondurilor.
9. Mentorat
Echipele câștigătoare vor intra în contact cu mentori, persoane cu experiență în domeniul antreprenorial, tehnologic sau medical, pentru o perioadă de 6 luni de la data organizării Hackathon4Health 2024, astfel încât echipele să fie îndrumate cu privire la proiectele lor.
10. Drepturi și responsabilități participanți
Pe parcursul evenimentului, fiecare participant este de acord să respecte toți participanții, mentorii, organizatorii, gazdele și alte persoane prezente. Acțiuni care duc la situații tensionate vor duce la descalificarea persoanei sau echipei care au produs situația.
Orice tip de discriminare (pe bază de sex, gen, origine rasială, etnică, religie, convingeri, dizabilități, orientare sexuală sau vârstă) nu vor fi tolerate. La prima astfel de abatere, persoana care a comis actul va fi eliminată din concurs.
11. Drepturi de autor – proprietate intelectuală
Organizatorii se angajează să nu formuleze nicio cerere pentru înregistrarea sub formă de mărci comerciale, design, siglă, denumire comercială, brevet sau orice drept de proprietate intelectuală în legătură cu niciun rezultat/proiect prezentat în cadrul Hackathon4Health 2024 de către echipele participante. .
12. Drepturi și responsabilități organizatori
Organizatorii sunt responsabili să ia măsuri pentru siguranța participanților în spațiul în care se desfășoară concursul și să le comunice participanților. Organizatorii nu sunt responsabili pentru activități ce au loc în afara spațiului de desfășurare al evenimentului.
În măsura în care un participant sau o echipă nu respectă regulile comunicate la începutul concursului, organizatorii își rezervă dreptul de a-i elimina din concurs fără un avertisment în prealabil, în măsura în care abaterea pune în pericol siguranța participanților sau regulile de desfășurare a evenimentului.
Răspunderea organizatorului este limitată, în condițiile legii române, conf. Art. 1355 Cod civil, în următoarele spețe:
● în cazul unei rele intenții sau neglijenței grave;
● în cazul acțiunilor intenționate sau grave care aduc atingere vieții, integrității corporale și sănătății;
● în cazul încălcării intenționate sau din neglijență gravă a regulilor stabilite și comunicate tuturor participanților.
13. Declarații finale
Toate relațiile juridice între organizator şi participanți sunt reglementate de termenii și condițiile menționate mai sus și de legislaţia în vigoare din România. Orice întrebări pot fi adresate la adresa hackathon4health2024@umfcd.ro. Veţi primi un răspuns la orice solicitare formulată în termen de 5 zile de la data transmiterii acesteia.